RGPD

Por forma a seguir os requisitos da nova lei de protecção de dados, a plataforma da Guestcentric tem agora alguns novos recursos e alterações em algumas áreas, de modo a ser compatível com o RGPD

Motor de Reservas

1.  Já não existe um "check" automático na área de ofertas especiais e promoções: Ao fazer uma reserva, aquando o processo de "Confirmação de reserva" no motor de reservas, deixou de existir um "check" automático no link: "Receber notificações de ofertas especiais"

2. Mensagem de consentimento para os Termos e Condições: Este consentimento inclui agora a nova política de proteção de dados. Quando um cliente aceita os termos e condições para a oferta reservada, aceita também a Política de Privacidade e Dados Pessoais.

2.1. Ao clicar no link de consentimento, uma janela pop-up aparecerá para que os clientes possam verificar os Termos e Condições, como já é habitual, sendo que agora aparecerá também um texto relativo à Política de Privacidade e Dados Pessoais.

Configuração (Set-up)

1. Configuração das políticas RGPD e possibilidade de edição da mensagem de consentimento: Agora temos uma nova área, Políticas GDPR em Configuração(set-up) - Administração - Políticas GDPR onde poderá verificar as informações sobre a nova lei de protecção de dados. Esta área é editável para que possa adicionar ou alterar qualquer informação que considere relevante para seus clientes e para o hotel.

Nesta nova área, pode verificar o 'Título de consentimento' e o 'Texto de consentimento' inserido automáticamente pela Guestcentric na nossa plataforma

Depois de editar um ou ambos os conteúdos e guardar, irá aparecer uma mensagem pop-up para confirmar as alterações

Após esta confirmação é apenas necessário publicar novamente o website para que possa ver as alterações no tanto no motor de reservas como no website.

NOTA:

Lembre-se de que o título e o texto padrão já estão traduzidos e disponíveis para todos os idiomas em Website - Ferramentas - translate setup - GDPR Policies sendo que, tal como em todos os outros conteúdos do website / motor de reservas, também é possível editá-lo.

2. Anonimização automatica: Os hoteleiros têm agora a possibilidade de anonimizar automaticamente os dados pessoais dos clientes e contatos guardados no sistema.

Inserida nesta nova área de set-up - GDPR, existe também a possibilidade de configuração de Retenção de Dados. Aqui, os hoteleiros podem optar por manter os dados pessoais dos convidados e contatos por diferentes períodos de tempo. Por padrão, todos os clientes têm configurada a opção: “Não expiram automaticamente”.

E.G.: Ao selecionae uma retenção de dados por 8 meses

• Sendo hoje (por exemplo) 23 de maio de 2018 - todos os dados pessoais de 23 de maio de 2018 até 23 de outubro de 2017 serão mantidos. Após esta data, todos os dados serão anonimizados.
• Em Reservas - todos os hóspedes com reservas com checkout “fora” do período, serão anonimizados.
• Em Contatos - todos os visitantes com data de contato “fora” do período serão anonimizados, excepto se o visitante tiver configurada a àrea de “Notificação de Newsletter” como Sim.

Website

1. Criamos uma nova página: Política de Privacidade e Dados Pessoais - Esta página tem um conteúdo automático proviniente do texto de consentimento presente na área de políticas de GDPR em Set-up.

Esta página tem seu conteúdo traduzido também automaticamente para todos os idiomas e está por defeito inserida no menu de rodapé (footer) do website.

ATENÇÃO: É absolutamente necessário republicar o site para que esta página esteja visível no website.

2. Mensagem de consentimento em formulários e gadgets: A plataforma da Guestcentric tem agora uma mensagem de consentimento em todos os formulários e gadgets -que vai buscar automaticamente as informações de consentimento diretamente à área de Políticas do GDPR presentes em Configurações (set-up)

Esta mensagem de consentimento tem um link interno, que redireciona os clientes para a nova página: Privacidade e Políticas de Dados Pessoais. Os formulários e gadgets que incluem esta mensagem de consentimento personalizável são:

• Formulário de contato (da página de contato ou adicionado a qualquer outro)
• Formulário de Telefone
• Boletim informativo (Newsletter) - página e gadget
• Shopping Recovery

Lembre-se que como estas são alterações no website, para que possam visualizar esta  nova caixa de consentimento nos formulários e gadgets acima referidos, é absolutamente necessário republicar o website

Reservas e contatos

1. Anonimizar contactos: Esta nova configuração permitirá ao hoteleiro anonimizar um cliente, durante a sua estadia, na área de reservas e/ou contactos.

NOTA:

• Apenas usuários da Guestcentric com função de administrador podem anonimizar;
• Esta anonimização apenas pode ser realizada se a data de check-out for igual à data de hoje ou anterior.

Ao clicar no botão “Anonymize guest”, aparecerá uma mensagem de confirmação da alteração

Após confirmar esta ação, todos os dados pessoais do hóspede serão substituídos por ---

Apenas dados de cidade, código postal e país serão mantidos por forma a garantir a contínuação de relatórios estatísticos (dashboards)

Importante:

Conforme indicado na mensagem de aviso, ao anonimizar um cliente esta acção apenas irá afectar os dados presentes na área das reservas. Isso significa que se o hóspede anonimizado também contatou anteriormente o hotel por meio de um formulário de contato, por exemplo, ou aceitou receber Ofertas e promoções especiais no momento da reserva, suas informações foram mantidas na área de Contatos.

Assim sendo, será necessário de verificar na área de "contatos" se o cliente tem o seu contato salvo para, por exemplo, a assinatura da newsletter, e perguntar ao cliente se mesmo depois do anonimato, ainda querem continuar a receber a newsletter -  anonimizando o contato ou não também nesta área de Contatos

2. Exportação anonimizada (.xls): Os hoteleiros podem exportar dados para um documento do Excel.

A partir de agora, todas as áreas com dados pessoais, como Reservas e Contatos, não poderão exportar dados pessoais de clientes.

Tal como acontece na nova configuração de anonimato, esta exportação terá o nome do hóspede, endereço, e-mail e telefone anonimizados e substituídos pela primeira letra seguida por ***.

2.1. Exportação na área Contatos: Nesta área nem todos os contatos serão anonimizados. Se o hóspede tiver subscrito a Newsletter, o campo "notificar" na exportação será "Sim" e o cliente não será anonimizado.