RGPD

Con el fin de cumplir los requisitos de la nueva lei de protección de datos, nuestra aplicación cuenta ahora con algunas características nuevas y cambios en algunos comportamientos, para cumplir con el RGPD.

Motor de reservas

1. Sin un "Check" predeterminado en el campo de ofertas especiales y promociones: Al hacer una reserva, cuándo se llega al proceso "Completar la reserva" en Booking Engine, el cliente ya no tiene la opción "Por favor, notificarme de las ofertas o promociones especiales" predeterminada 

2. Mensaje de consentimiento para los términos y condiciones: Este consentimiento incluye ahora la nueva política de protección de datos. Cuando un cliente acepta los términos y condiciones de la oferta reservada acepta también la Política de Privacidad y Datos Personales.

2.1. Al hacer clic en el enlace de advertencia, aparecerá una ventana emergente para que los clientes puedan consultar los Términos y condiciones, como de costumbre, sin embargo ahora aparecerá también un texto predeterminado con la Política de privacidad y datos personales.

Configuraciones (Set-up)

1. Configuración de políticas RGPD y posibilidad de editar el mensaje de consentimiento: Nuestra aplicación tiene ahora una nueva área, Políticas GDPR que se encuentra en Configuración (Set-up) - Administración - Políticas GDPR, dónde puede ver toda la información sobre la nueva lei de protección de datos. Esta área es editable para que pueda agregar o cambiar cualquier información que considere relevante para sus clientes y para el hotel.

  En esta nueva área, puede ver el 'Título de consentimiento' predeterminado y el 'Texto de consentimiento'

Después de editar uno o ambos los contenidos y guardarlo, aparecerá un mensaje para confirmar los cambios.

Después de lo confirmar, tendrá que volver a publicar el sitio web para que puedan ver los cambios hechos en el motor de reservas y en el sitio web.

NOTA:

Tenga en cuenta que el título y el texto predeterminados ya están traducidos y disponibles para todos los idiomas en  Sitio web - herramientas - traducir configuración - Políticas GDPR , y al igual que con otros contenidos del sitio web / motor de reservas, se puede editarlo también.

2. Anonimizar automáticamente: La aplicación de Guestcentric tiene ahora una nueva configuración que da al hotelero la posibilidad de anonimizar automáticamente sus clientes y contactos

En esta nueva área GDPR en las configuraciones, tenemos una área de configuración de retención de datos. Aquí, los hoteleros pueden optar por mantener los datos personales de los clientes y contactos durante diferentes períodos de tiempo. Por defecto todos los clientes tendrán seleccionada la opción "No caducar automáticamente".

E.G.: Un hotelero selecciona una retención de datos durante 8 meses

• Siendo hoy 23 de mayo de 2018, se conservarán todos los datos personales desde el 23 de mayo de 2018 hasta el 23 de octubre de 2017 - todos los datos más antiguos serán anónimos.
• En la pestaña Reservaciones, se anonimizará todos los huéspedes con reserva con salida "fuera" de este período
• En la pestaña Contactos: todos los clientes con fecha de contacto "fuera" del este período serán anónimos, excepto los clientes que tienen la opción "Notificación de Newsletter" activada.

Sitio web

1. Tenemos ahora una nueva página web: política de privacidad y datos personales. Esta página tiene un contenido automatico: el texto de Consentimiento que se encuentra en la área de Políticas de GDPR en las Configuraciónes (Set-up)

Esta página tiene su contenido predeterminado traducido a todos los idiomas y se establece de manera predeterminada en el menú del footer en las páginas web.

ATENCIÓN: És absolutamente necesario volver a publicar el sitio web para que esta página se pueda ver en el sitio web.

2. Mensaje de consentimiento en formularios y gadgets: Guestcentric hay creado un nuevo mensaje de consentimiento en todos los formularios y gadgets, que vai a buscar la información directamente desde el área de Políticas de GDPR en la Configuración.

Este mensaje de consentimiento tiene un enlace interno, que redirige a los clientes a la nueva página: Políticas de Privacidad y Datos Personales. Los formularios y gadgets que incluirán este mensaje de consentimiento personalizable son:

• Formulario de contacto (desde la página de contacto o añadido a cualquier otro)
• Formulario de teléfono
• Newsletter (página y gadget)
• Shopping recovery

Tenga en cuenta que, dado que se tratan de cambios en el sitio web, para que se pueda ver esta nueva casilla de verificación en esos formularios y gadgets, es absolutamente necesario publicar el sitio web.

Reservas y contactos

1. Anonimizar datos de clientes: Esta nueva característica permitirá al hotelero anonimizar el cliente a su pedido

NOTA:

• Solo los usuarios de Guestcentric con función de administrador pueden anonimizar;
• Solo pueden anonimizar los clientes cuando la fecha de salida de la reserva es la misma que la de hoy o anterior.

Al hacer clic en el botón "Anonimizar cliente", aparecerá un mensaje de advertencia que confirma que realmente deseo hacerlo.

Después de confirmar esta acción, todos los datos personales del invitado serán reemplazados por ---

Solo la ciudad, el código postal y los datos del país se mantendrán para permitirnos mantener los informes (en Dashboard)

Importante:

Como se indica en el mensaje de advertencia, al anonimizar esta acción solo afectará las reservas o los contactos de los huéspedes. Esto significa que, si el cliente  también hay comunicado con el hotel a través del formulario de contacto, por ejemplo, o aceptó las Ofertas Especiales y Promociones en el momento de la reserva, su información se mantuvo en la pestaña Contactos.

Por lo tanto, los hoteleros deberán verificar en la pestaña "contactos" si el cliente tiene su contacto guardado para, por ejemplo, la suscripción de la Newsletter, y preguntar al cliente si, aun así, desean recibirla y anonimizar al contacto o no también en la pestaña Contactos

2. Exportación anonimizada (.xls): En la aplicación Guestcentric, los hoteleros pueden exportar datos a un documento de Excel.

A partir de ahora, en todas las áreas que tengan datos personales, como reservas y contactos, los hoteleros no podrán exportar datos personales de clientes o contactos.

Como se suciede en la herramienta de anonimato, esta exportación tendrá el nombre del invitado, dirección, correo electrónico y teléfono anonimizados y reemplazado por la primera letra seguido de ***.

2.1. Exportar desde Contactos: En esta área, no todos los contactos serán anónimos. Si el cliente se ha suscrito al Newsletter, el campo "notificar" en la exportación será configurada como "Sí" y no serán anónimos.